Pues bien, esta nueva notificación tiene gran importancia pues la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP), de 10 de Abril de 2020 ratifica lo ya apuntando en los círculos mercantiles y al mismo tiempo da seguridad jurídica a todos los obligados a la presentación de esta obligación de carácter mercantil.
Recordemos antes de sintetizar esta Resolución que la legalización de libros debe realizarse como máximo en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha límite sería el 30 de abril si el ejercicio económico coincide con el año natural y…, no hubiesen acontecidos las circunstancias excepcionales de la «Crisis sanitaria por Coronavirus».
En síntesis, esta resolución resuelve:
- Sociedades para las que a fecha 14 de marzo (fecha de entrada en vigor del estado de alarma), ya había transcurrido el plazo para formular sus cuentas anuales.– No quedan afectadas por la suspensión por lo que se aplican las reglas generales para la legalización de libros obligatorios.
- Sociedades cuya fecha de cierre sea posterior a la fecha de finalización del estado de alarma.– Deberán legalizar sus libros obligatorios de conformidad con las reglas generales.
- Sociedades para las que a fecha 14 de marzo de 2020 no había finalizado el plazo para formular sus cuentas anuales.– Podrán presentar y legalizar sus libros obligatorios dentro del plazo de cuatro meses a contar desde la fecha en que finalice el periodo de alarma.
No obstante lo anterior las sociedades que efectivamente deseen legalizar los libros obligatorios que tengan debidamente elaborados lo puedan hacer en cualquier momento, aun en vigor el estado de alarma. Como resulta del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, el plazo de suspensión para la formulación de cuentas es meramente voluntario para el obligado y así debe entenderse igualmente para el sujeto obligado a presentar a legalización los libros obligatorios.
EJEMPLO: Una determinada mercantil tiene su ejercicio económico con fecha 31/12/2019. ¿Cómo le afecta la crisis del COVID-19 a la legalización de los libros de ese ejercicio cerrado si entendemos el estado de alarma finaliza el 29/04/2020?.
Pues básicamente dispondrá de dos posibilidades:
- Aprovechar la suspensión del plazo (que por similitud se ha producido en el artículo los arts. 1 y 2 del Real Decreto 487/2020, de 10 de abril. Ref. BOE-A-2020-4413) hasta el final del mes siguiente al plazo límite para la formulación de cuentas, es decir, 4 meses desde la finalización del estado de alarma o su prórrogas. Dicho en otros términos, se entendería presentado en plazo hasta 26/08/2020.
- Legalizar los libros en los plazos previstos como si no hubiese acontecido esta circunstancia excepcional, pues serán admitidos.
- El estado de alarma decretado por la crisis del coronavirus ha propiciado la suspensión del plazo para formulación de las cuentas anuales, que se reanudará por tres meses una vez terminado el estado de alarma, retrasando en consecuencia los plazos para aprobar y depositar las cuentas anuales.
El Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, en su redacción dada por el Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, por el que se adoptan medidas urgentes complementarias en el ámbito social y económico para hacer frente al COVID-19. articula una serie de medidas extraordinarias aplicables a las personas jurídicas de Derecho privado con el fin de que puedan adaptar el funcionamiento ordinario de sus órganos de gestión a esta situación excepcional:
Celebración por vídeo conferencia de Juntas y Consejos:
Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple:
- Las juntas o asambleas de asociados o de socios.
- Las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones.
- Las comisiones delegadas y las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas.
Para ello debe cumplirse que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios y que el secretario del órgano reconozca su identidad, expresándolo así en el acta que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes.
En tales casos la sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la sociedad.
- Votación por escrito y sin sesión:
Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma los acuerdos de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente o cuando lo solicite, al menos, dos de los miembros del órgano.
- Suspensión del plazo para la formulación, verificación aprobación y presentación de las cuentas anuales:
Queda suspendido el plazo para la formulación de las cuentas anuales, el informe de gestión y demás documentos exigibles hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.
El plazo para la verificación contable de las cuentas, tanto si la auditoría fuera obligatoria como voluntaria se prorroga por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.
No obstante será válida la formulación de las cuentas con anterioridad o durante el estado de alarma pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o acogiéndose a la prórroga prevista para la auditoría.
En cualquier caso, la junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales, debiendo ser depositadas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.
Además, como consecuencia de lo anterior, el Registro Mercantil ha ampliado el plazo para legalizar los libros de 2019. El nuevo plazo es de cuatro meses desde la finalización del estado de alarma o sus prórrogas.
EJEMPLO – PLAZOS CUENTAS ANUALES DE 2019
Suponiendo que el fin del estado de alarma se produzca a las 00.00 horas del día 26 de abril de 2020, los plazos para la formulación, verificación, aprobación y depósito de las cuentas anuales de 2019 serían los siguientes:
- Plazo máximo para la formulación de las Cuentas Anuales: 25 de Julio de 2020 (tres meses, aunque no se prohíbe celebrarlas antes, incluso durante el periodo de alarma).
- Plazo máximo para la legalización de libros oficiales: 25 de agosto de 2020. (4 meses)
- Plazo máximo para la aprobación de las Cuentas Anuales: 25 de octubre de 2020 (siempre que la formulación se hubiera realizado el 25 de julio de 2020, 3 meses después).
- Plazo máximo para el depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil: 25 de noviembre de 2020 (si las Cuentas Anuales se aprueban el 25 de octubre de 2020, un mes después).
Plazo mínimo para presentar el informe de auditoría (que debe estar listo antes de la convocatoria de la Junta para su aprobación):
- Si las cuentas anuales se hubieran formulado antes de terminar el estado de alarma: 25 de junio de 2020.
- Si las cuentas anuales se hubieran formulado el 25 de julio de 2020: 25 de agosto de 2020.
Y qué pasa con el Impuesto sobre Sociedades?
A día de hoy, tendremos que esperar a ver en qué sentido resuelve la AEAT.
Sin otro particular,
Legislación:
– Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.
– Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.